Cinco reglas para convivir en oficinas de espacio abierto

Por el septiembre 14, 2016

Hoy día más del 65% de las empresas se organizan en planta abierta.

Ya nadie cuestiona esta forma de organizar el trabajo. Pasamos más tiempo en la oficina que en casa, así que se han ido imponiendo unos códigos de “buenas conductas”, con una acogida más o menos favorable entre el conjunto de los colaboradores.

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Os proponemos implementar cinco reglas esenciales para convivir en una oficina abierta.

  1. 1. Hablar por teléfono en voz baja

El uso del auricular telefónico, no sólo permite escuchar mejor, sino que ofrece la posibilidad de hablar bajo, gracias a la calidad de los micrófonos.

  1. 2. Aislarse o alejarse cuando se mantienen conversaciones telefónicas personales

Evite molestar al equipo, y ponga el teléfono móvil en modo vibrador.

  1. 3. Ser considerado con las personas del equipo al entrar en la oficina

Un ejemplo: “Mi jefe tiene la manía, cuando entra en la oficina, de olvidarse de que estamos en un espacio diáfano. Con su vozarrón, se dirige a uno de nosotros sin importarle que los demás estemos atendiendo a un cliente o concentrados en la redacción de un texto de un asunto complicado”

  1. 4. Aprender a ser tolerante

En una oficina abierta conviven quienes están concentrados en un tema, que necesitan tranquilidad, y los que tienen ganas de distraerse, compartiendo una broma. Una forma de estar pendientes unos de otros consiste en saber observar y escuchar a los demás, esperando a que estén disponibles para conversar. Véase la jornada de la amabilidad.

  1. 5. Al salir, ordenar

Antes, en “mi” despacho, se amontonaban las carpetas… Ahora me obligo a dejar mi espacio limpio y ordenado.

¡Ordenar es administrar!

Las empresas optimizan sus metros cuadrados acudiendo a profesionales: interioristas, especialistas en ergonomía, psicólogos del trabajo, con el fin de administrar lo mejor posible esos espacios vitales, pequeñas oficinas en las que pueden trabajar 3 o 4 personas, zonas de silencio sin teléfono, espacios de convivencia con buenos sofás que favorezcan la conversación y la relajación…

Pero también hay que hablar de las oficinas abiertas bajo otra perspectiva.

Hace apenas 20 años que nacieron las primeras oficinas de espacios abiertos. Espacios amplios sin tabiques. ¡Viva la comunicación! ¡Trabajemos juntos para ser más productivos!

Pasar más de 7 horas ubicado en un espacio abierto, soportando la mirada de todos, sintiéndote controlado, sin tener ni un momento de intimidad para llamar por teléfono a la familia, o teniendo que justificar una salida anticipada de la oficina, de forma excepcional hizo de esa forma de organizar el trabajo un auténtico generador de estrés.

En los primeros años de este siglo nacieron conductas extrañas. En la planta, cada uno trabajaba en silencio, con cascos para oír música. Al vecino, que estaba a sólo unos metros, le mandabas un email. Todos recurrían a la política de “juan palomo” para protegerse, lo que se traducía en la ausencia de comunicación y falta de un buen espíritu de equipo…

Desde entonces hemos aprendido a organizar razonablemente las oficinas abiertas, consiguiendo ser todos más eficaces en el trabajo.

Y es que, finalmente, aplicando algunas reglas de sentido común, con unos espacios bien pensados, se está mejor en un espacio abierto que sólo en un despachito.

Pía Martin

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