Antes de una reunión estratégica, ¿por qué reunirme con un adversario?

Comunicarse con los demás | Conducir las reuniones estratégicas.

Sabías que la partida iba a ser difícil, así que preparaste con todo cuidado la reunión. Fulano, del departamento-de-operaciones-específicas no iba a dar su brazo a torcer de buenas a primeras. Claro que conocías sus objeciones y que habías preparado respuestas para cada una de ellas, argumentos respaldados por demostraciones y gráficos impactantes.

A pesar de ese enorme trabajo, Fulano no ha querido avenirse. No ha modificado ni un ápice su postura, así que hemos tenido que retrasar la decisión otras dos semanas, hasta la próxima reunión. Tienes que aplazar tu proyecto durante todo ese tiempo y estás furioso y, al pasarte la moviola de los últimos acontecimientos, te preguntas cómo obviar que en el futuro se repita un desastre parecido.

Piensas, “La próxima vez, hablaré antes con Fulano”. ¡Qué buena idea! La suerte te sonríe pues conoces a tu adversario. Ahora toca definir una estrategia para ese encuentro previo, para que resulte fructífero y se traduzca, el día de la reunión, en la toma de una decisión.

El objetivo no consiste en convencer al adversario.

De entrada puede que tu adversario tenga muy buenas razones para no estar de acuerdo contigo. Antes de tratar de convencerlo, sería mejor tratar de entender cuáles son esas buenas razones, para incorporarlas a la reflexión global sobre el proyecto.

Por otra parte, tu adversario no suele estar solo. Comparte su punto de vista con un grupo al que pertenece y del que es portavoz, ya sea su equipo humano, ya sean sus colegas, sus compañeros de profesión, sus superiores, su sindicato o su unidad. Tiene un cometido frente a ese grupo, y va a traicionarlo. Aunque creas haberlo convencido, él seguirá siendo fiel a su grupo y defenderá sus intereses el día de la reunión.

Para preparar tu reunión previa con él, no pierdas de vista ninguna de las cuatro etapas del proceso hasta la reunión, que es el momento culminante:

1. Preparar el encuentro previo.
2. Encuentro con el adversario.
3. Preparar la negociación
4. Reunión y toma de la decisión.

Después de vuestro encuentro, habrá una etapa más antes de la reunión final: la fase de preparación de cada uno con el grupo al que pertenece. Con esa perspectiva, el único objetivo del encuentro consiste en convencer al adversario de que se avenga a negociar el día de la reunión, predisponiéndole para una perspectiva en la que todos ganemos.

Olvídate del fondo del asunto y concéntrate en la relación.

Ahora no es el momento de argumentar. Al contrario, la única actitud que te aproxima a tu objetivo consiste en escuchar de verdad, con sinceridad. Se trata de entender las necesidades y limitaciones que experimentan tu adversario y el grupo al que pertenece, con el fin de poder incorporar esos datos para tratar de llegar  a solución negociada que resulte satisfactoria para ambos. Demuestra tu voluntad de conseguir un acuerdo sobre la base del yo gano / tú ganas.

También, para preparar eficazmente la reunión, tendrás que conocer los límites de la negociación, los puntos que para él no son negociables. Para conseguir esa información, escúchale con toda atención y reformula tu pregunta: “entonces lo más importante para su  unidad es…”; “¿quiere esto decir que si conseguimos solucionar ese aspecto, podremos lanzar el proyecto?”

De un modo abierto y sin pretender convencerlo, le comunicarás tus propias necesidades y limitaciones, especificando lo que para ti no es negociable. El objetivo es importante: consiste en que ambos quedéis bien tras la reunión.

Durante la reunión, ¡interpreta tu papel!

El encuentro previo con tu adversario te ha permitido preparar la reunión con un “íntimo” conocimiento de su punto de vista. Pero no por ello está garantizado el éxito. Tu adversario también ha perfeccionado sus argumentos y su estrategia. Durante la reunión, él interpretará su papel, tal y como espera el grupo al que pertenece, sólo que quizá, entre dos críticas virulentas, también te dedicará una sonrisa cómplice.