Cómo hacer tus reuniones más productivas

Las reuniones son algo ineludible en el ámbito empresarial. Ahora bien, ¿cómo hacer que nuestros encuentros sean más productivos? La respuesta es que la eficacia colectiva se alce como elemento clave. Esto solo se conseguirá si el conductor la reunión promueve la participación de los implicados, haciendo que todos aporten y pongan al servicio de la empresa, los proyectos, los procesos de trabajo, etc. todo su know-how.

Trabajo previo a la reunión

Por mucho que el encuentro adquiera tintes informales, lo cierto es que la reunión responde a la necesidad de poner en común objetivos, estrategias, planes, evaluaciones de desempeño, etc. De ello dependerá la futura marcha del negocio, con lo que pararse a pensar qué finalidad persigue la reunión es fundamental. Detrás de toda reunión debe haber un objetivo clave, que es necesario comunicar previamente a los implicados. Asegurarse que se convoca solo a las personas a los que le compete el asunto a tratar es asimismo necesario: así, se fomentará la participación de los allí presentes y la posterior asunción de tareas para alcanzar los objetivos debatidos durante la reunión.

Esos objetivos, junto a la orden del día y la hora de convocatoria, deberán ser comunicados de antemano a los interesados, a través del mail, de la intranet o de la app corporativa, de manera que todos ellos puedan prepararse la reunión, recabar información, anotar posibles dudas, etc. De esta manera nos aseguramos también que todos los asistentes llegan puntualmente al encuentro, para evitar restar productividad y seriedad al momento.

La regla de los 90 minutos

Una vez juntos, el directivo, mando o compañero que ha convocado la reunión deberá dar la bienvenida y exponer los objetivos, tareas o problemáticas a tratar, y hacerlo de manera clara y ordenada, asegurándose de que los allí presentes reciben el mensaje de forma clara. Solo así verán qué grado de implicación por su parte requiere la resolución del problema y se animarán a proponer soluciones más innovadoras y creativas. Los colaboradores presentes en la reunión se deben sentir lo suficientemente libres y confiados como para exponer sus impresiones y propuestas ante sus compañeros y superiores. Poniendo la inteligencia colectiva al servicio de la organización sabremos que la reunión habrá sido un éxito.

Asimismo, los expertos tienen claro a partir de qué duración las reuniones dejan de ser productivas. El límite serían los 90 minutos, un tiempo más que suficiente para exponer los objetivos y temas a tratar, debatir posibles estrategias para abordarlos, sacar conclusiones y repartir/delegar tareas entre los allí presentes para lograrlo, se trate de una reunión física o virtual, apoyada en las nuevas tecnologías. Al final de encuentro, es también importante preguntar a los presentes si hay alguna duda. Así nos aseguraremos de que los colaboradores no se sienten meros ‘ejecutores’ de órdenes que obedecen sin más, sino que se les tiene en cuenta como planificadores y estrategas. Y no solo eso, sino que conseguiremos que las decisiones tomadas en la reunión se trasladen al plano físico, convirtiéndose en acciones concretas.

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De principio a fin

Desde Infojobs revelan ocho consejos clave para tener reuniones de trabajo más productivas:

1. ¿La reunión es imprescindible? Antes de realizar cualquier reunión, pregúntate si es necesaria y sobre todo si hace falta que todos los convocados formen parte de ella.
2. Objetivos y temas de la reunión de trabajo. Una meta y un objetivo harán que todo fluya hacia la productividad y el orden.
3. Informa a todos los asistentes. Asegúrate de que todos saben a qué van, conocen los antecedentes necesarios y tienen claro porqué están allí y lo que se espera de ellos.
4. Empezar y terminar la reunión a las horas presupuestadas hará que tu horario no tenga que adaptarse a cambios y que aproveches al máximo ese tiempo.
5. Para que sea una reunión productiva, repasad bien los puntos que vais a tratar, priorizad, poneos tiempos u organizad equipos si hace falta.
6. Fomenta la participación. Cuando hay una participación alta, el ritmo cambia y la reunión se vuelve mucho más productiva y dinámica.
7. Unas buenas conclusiones son importantes para que una reunión de trabajo sea lo más productiva posible porque hacen que todo el mundo tenga claro cómo ha ido, qué hay pendiente o qué es lo que les afecta directamente a ellos.
8. Seguimiento posterior. Nunca está de más hacer un email que recapitule todo, ordene las ideas y prevenga posibles errores o confusiones.

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