La videoconferencia es una herramienta que se ha vuelto indispensable en los últimos tiempos, pero sigue siendo un sistema muy específico y a menudo hay que optimizarlo. Aquí tienes 12 consejos para que una reunión a distancia tenga éxito, así como nuestras recomendaciones sobre el equipo.
La preparación física de tu videoconferencia
- Encuadre: ajusta la cámara web de manera que tu cara y tus expresiones sean claramente visibles en la cámara, es decir, coloca la cámara a la altura de tus ojos. Las cámaras web para PC tienen un inconveniente: al ser salientes, provocan una distorsión de la cara. Intenta encontrar una forma de corregir este ángulo. Si utilizas una cámara externa, este problema se resolverá sin duda.
- Fondo: en casa o incluso en la oficina, no siempre tenemos el mejor escenario para celebrar nuestra reunión. Además, en cualquier momento pueden surgir imprevistos en el fondo. Los servicios de videoconferencia como Zoom o Teams te permiten añadir un fondo de tu elección, dejando solo tu cara visible. Esta es una buena manera de evitar que un niño aparezca de repente en la videoconferencia…
- Actitud: presta atención a tu actitud porque cuando participas en una videoconferencia debes adoptar exactamente la misma actitud que si estuvieras en la oficina. Concéntrate también en tu lenguaje corporal: te aconsejamos que hagas algunos ejercicios de estiramiento y respiración para prepararte para el momento del directo. Elige una silla cómoda que te permita adoptar una postura erguida para evitar la fatiga y mantener la actitud correcta.
- Ropa: revisa tu ropa (sí, tienes que vestirte para una videoconferencia como si fueras a salir) y evita la ropa a rayas, blanca y negra. Arriésgate con el color utilizando tonos que no sean chillones.
Preparación mental para tu videoconferencia
- Abandona el multitasking: cierra todos los programas abiertos en tu ordenador y deja abiertas solo las herramientas imprescindibles para tu videoconferencia. Esto evitará que te distraigas con notificaciones inesperadas o que te preocupes por un correo electrónico pendiente… la concentración es esencial para el éxito de una videoconferencia.
- Establece las reglas: recuerda el código de buena conducta para asegurar tu turno de palabra. Prácticamente todas las herramientas de videoconferencia ofrecen la opción de “levantar la mano” para indicar tu intención de hablar o hacer una pregunta. En una reunión pequeña con solo cuatro o cinco personas, puede haber más libertad para hablar. Pide a los participantes que dejen el micrófono en silencio por defecto.
- No te olvides del chat: este espacio permite que todos se expresen sin perturbar la continuación de la videoconferencia, así que considera recomendar su uso. Es esencial que el anfitrión de la reunión compruebe regularmente lo que los participantes expresan en el chat para adaptar su discurso.
- Céntrate en la interacción: planifica un tiempo para preguntas y respuestas al final de la sesión e incluso establece otros momentos para compartir durante la videoconferencia
Las normas de una reunión presencial se aplican a la videoconferencia
- Comunicar los objetivos: informar a los participantes con antelación de los temas y objetivos de la videoconferencia.
- Asegúrate del nivel de información de los participantes: antes de la reunión, indica por correo electrónico los documentos que hay que leer, la información que hay que recoger y los puntos que debe preparar cada uno de los participantes. Esta es una buena manera de optimizar el tiempo de las reuniones. O, mejor aún, crear un espacio de colaboración que contenga todos los documentos necesarios.
- Duración: todo depende, por supuesto, de la urgencia de la situación y del número de temas que se vayan a tratar… pero en cuanto a la eficacia, una videoconferencia no debería durar más de dos horas. Es mejor dividir la reunión en varias reuniones más cortas. La duración ideal es de 40 minutos (es el tiempo permitido en la versión gratuita de Zoom), el tiempo necesario para tratar un tema determinado y lo suficientemente corto para que todos se mantengan concentrados.
- Pausas: establece pausas periódicas para que tú y tus interlocutores tengáis un momento para respirar, levantarse de la silla, estirarse y relajarse. Anuncia estos momentos al principio de la reunión para preparar a todos para esta posibilidad y permitirles organizarse según sus necesidades.
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Nuestras recomendaciones de imagen, sonido y luz para una buena videoconferencia
La imagen y el sonido no son meros detalles cuando se trata de videoconferencias: ¡son las herramientas del oficio! Si se presta atención a estos dos aspectos, se potenciará literalmente la experiencia del usuario.
- Una cámara de calidad: tener una videoconferencia profesional requiere, en primer lugar, tener un buen dispositivo. Logitech Brio 4K se indica a menudo como la cámara web de referencia para videoconferencias. Pero su precio ronda los 250 euros. Hay otras marcas, como la webcam Papalook, que son más asequibles y también tienen un buen rendimiento. El precio de una cámara web de calidad comienza en 50 euros. En cualquier caso, recuerda comprobar que la cámara web tiene al menos:
- un enfoque automático (que permite mantener la claridad de la imagen durante toda la videoconferencia);
- un micrófono omnidireccional integrado con reducción de ruido.
Las cámaras de gama alta también permiten ajustar automáticamente la exposición, la estabilidad, el encuadre… Los modelos de cámaras web panorámicas son muy útiles cuando hay varios presentadores o ponentes en la misma sala.
- No descuides el sonido: los micrófonos integrados en los PCs registran los ruidos de fondo y otros sonidos, como las pulsaciones de las teclas… un desastre. Utiliza una cámara web con un micrófono omnidireccional incorporado como se ha descrito anteriormente o, mejor aún, opta por un micrófono adicional.
- Elige tu micrófono: un buen modelo es el Blue, de Yeti Microphones, que cuesta unos 140 euros y es muy apreciado por los podcasters y locutores que hacen vídeos en directo. Permite seleccionar la fuente de sonido, su voz, gracias a su función direccional. Hay otros modelos que también tienen sus ventajas: puedes hacer tu elección comparando los distintos modelos.
- Utiliza auriculares: optimizarás la calidad del sonido. Sin auriculares, estarás expuesto a un desagradable efecto de reverberación de la voz: el micrófono recoge el sonido de los altavoces que se devuelve al micrófono, lo que crea un eco muy molesto. Opta por la versión con auriculares, tipo AirPods. Su papel como presentador profesional será entonces más creíble que si utiliza auriculares de jugador.
- Ajusta la luz: la imagen captada por la webcam suele ser fría. Un rostro iluminado por una fuente de luz, a ser posible natural, será más visible. Simplemente colócate cerca de una ventana y comprueba el efecto en tu webcam. Una fuente de luz complementaria hará que la imagen sea más cálida. A falta de luz natural, hay que optar por una luz interior.